Fiche pratique n° 1 : Remboursement des frais des bénévoles
Le 25/03/2015
REMBOURSEMENT DES FRAIS DES BÉNÉVOLES
L'activité des bénévoles au sein de l'association entraîne souvent des frais (déplacements, repas, achats de matériel...) qui leurs sont remboursés. Fait tout à fait normal à condition que ces frais aient un rapport direct et indiscutable avec l'objet de l'association et de respecter un minimum de règles de bonne gestion pour éviter les dérives et les risques de requalification en rémunération déguisée.
À partir de là, les solutions sont simples : remboursement des frais engagés, remboursement des frais kilométriques ou encore les abandons de créances (pour les associations éligibles au dispositif du mécénat).
Il n'est pas possible de dédommager le bénévole du temps qu'il consacre aux activités de l'association.
Des justificatifs indispensables
Les frais engagés par les bénévoles doivent être remboursés à l'euro près, justifiés (tickets ou factures) et justifiables (c'est-à-dire correspondre uniquement à des dépenses nécessaires au fonctionnement de l'association). En cas de perte des justificatifs, une déclaration sur l'honneur peut être admise mais cela doit rester exceptionnel.
Pour une bonne gestion, le bénévole peut remplir une fiche de frais. Les sommes remboursées aux bénévoles ne sont pas imposables puisque ce ne sont pas des revenus.
Cette fiche de frais précise notamment :
la nature des frais engagés : déplacement, achat de petit matériel…
le motif pour lequel les dépenses ont été engagées : réunion, présence à une conférence, match…
le lieu et la date
la base de calcul retenu, si nécessaire (barème pris en compte pour l'indemnité kilométrique).
S'il s'agit de frais de déplacement, la date, les lieux de départ et d'arrivée, l'objet du voyage et le nombre de kilomètre parcourus devront être précisés.
Les remboursements forfaitaires sont à prohiber. En effet, cette pratique pourrait s'analyser comme le versement d'une rémunération soumise à cotisations et imposition.
Les frais kilométriques : barème ou forfait
Deux méthodes de calcul sont envisageables :
À partir du barème élaboré chaque année par l'administration fiscale pour les frais professionnels.
À partir du barème forfaitaire spécifique aux bénévoles en vue de la réduction d'impôt, qui s'élève à 0,308 €/km pour les voitures (quelles que soient la puissance du véhicule, l'essence utilisée et la distance parcourue) et à 0,119 € pour les deux roues (barème 2015).
Les membres du Conseil d'administration peuvent fixer un autre barème de remboursement, mais il doit rester en deçà des seuils prévus par l'administration fiscale.
Si le remboursement forfaitaire est supérieur, l'Urssaf pourrait considérer qu'il s'agit de salaires déguisés. L'association pourrait se voir redressée pour ces sommes, sur lesquelles elle n'a pas acquitté de cotisations sociales. Les services fiscaux pourraient voir dans ces remboursements " gonflés " un revenu que le bénévole-contribuable doit déclarer. Des sanctions pénales pour travail dissimulé peuvent également être encourues.
L'abandon de créance
Le bénévole peut décider de ne pas se faire rembourser et faire don de sa créance à l'association en le mentionnant par exemple sur la fiche de frais remplie.
Exemple :
" Je soussigné...........................certifie renoncer au remboursement de frais ci-dessus et les laisser à l'association en tant que don ".
L'association lui délivre un reçu de don (n° CERFA 11580*03) que le bénévole joint à sa déclaration de revenus (ou conserve si déclaration faite sur Internet).
Quelles associations ouvrent droit à des réductions d'impôts au titre des dons reçus ?
C'est l'article 200 du Code général des impôts qui donne la liste des associations habilitées à recevoir des dons ou accepter des abandons de créance. À savoir notamment :
les organismes d'intérêt général ayant un caractère […], éducatif, […], sportif, culturel, […],
les associations reconnues d'utilité répondant à certaines conditions,
Seules ces structures d'intérêt général à la gestion désintéressée peuvent délivrer les reçus correspondants et permettre à leurs donateurs particuliers de bénéficier d'une réduction d'impôt sur leur revenu.
Source : www.maif.fr - www.associations.gouv.fr
Pour rappel, la reconnaissance d'intérêt général d'une association est soumise à la réunion de plusieurs conditions :
le but de l'association ne doit pas être lucratif ;
la gestion de l'association doit être désintéressée ;
l'association ne doit pas être limité à un cercle restreint de personnes.
CRIB > Modifications de la contribution patronale d'assurance chômage depuis le 1er juillet 2013Infos du CRIB : Conséquences de la Loi de sécurisation de l'emploi - Temps partielAssociations, osez l'alternance pour vos emplois administratifsLe C.D.O.S, actif au sein du réseau MAIAActualités Convention Collective Nationale du SportNouveautés CCNS - Statut des stagiairesPour la 1ère fois, soirée d'information avec la médecine du travail
|
